あなたは「了解いたしましたって上司に使っても大丈夫なの？」と不安に思ったことはありませんか？結論、了解いたしましたは文法的には正しい敬語ですが、ビジネスシーンでは使い方に注意が必要です。この記事を読むことで了解いたしましたの正しい使い方や、相手に応じた適切な敬語表現がわかるようになりますよ。ぜひ最後まで読んでください。
Contents
1.「了解いたしました」の基本知識と敬語としての正しさ
「了解いたしました」の意味と文法構造
「了解いたしました」は、相手の伝えた内容や依頼を理解し、受け入れたことを示す表現です。
文法的には「了解」という名詞に、「する」の謙譲語である「いたす」と丁寧語「ます」の過去形「ました」が組み合わさった正しい敬語表現となっています。
謙譲語とは、自分の動作をへりくだって表現することで相手への敬意を示す言葉です。
そのため「了解いたしました」は、文法的には目上の人に使っても間違いではありません。
ただし、実際のビジネスシーンでは、この表現を使う際に注意すべき点がいくつかあります。
「了解」という言葉の本来の使われ方
「了解」には「物事の内容や事情を理解して承認すること」という意味があります。
単に理解するだけでなく、相手への同意や賛意の気持ちも含まれているのが特徴です。
もともと「了解」は、立場が上の人から下の者に対して「わかった」と伝える場合に用いられることが多い言葉でした。
無線通信などでは「了解」が通信内容を確かに受け取ったことを表す語として使われており、この用法は現在でも一般的です。
このような背景から、ビジネスマナーに厳しい人の中には「了解」という言葉自体にカジュアルな印象を持つ人もいます。
敬語表現としては正しいが注意が必要な理由
「了解いたしました」は文法的に正しい敬語表現であるにもかかわらず、ビジネスシーンでは使用を控えるべきとされる理由があります。
第一に、「了解」という言葉自体が上から下へ使う印象を持つ人が一定数存在することです。
第二に、近年のビジネスマナー指南書やセミナーで「了解は失礼」という認識が広まってきたことです。
実際には必ずしも失礼ではないのですが、相手が「了解は目上に使わない言葉」という認識を持っている場合、非常識だと思われるリスクがあります。
そのため、無難に「承知いたしました」を使う方が安全であると言えます。
ビジネスシーンで避けるべき相手とは
「了解いたしました」を避けるべき相手は、主に以下の通りです。
- 上司や目上の社内の先輩：社内の上下関係においては「承知いたしました」の方が適切
- 取引先やお客様：社外の人には必ず「承知いたしました」か「かしこまりました」を使用
- 初対面の人やフォーマルな場面：相手の価値観が分からない段階では丁寧な表現を選ぶ
- 年配の方や役職者：ビジネスマナーに厳しい傾向があるため注意が必要
逆に、同僚や部下、後輩など同じ立場や目下の人に対しては「了解しました」「了解いたしました」を使っても問題ありません。
ただし社外の人に対しては、たとえ年下や役職が下であっても丁寧な表現を使うのがマナーです。
2.「了解いたしました」と類似表現の使い分け
「承知しました」「承知いたしました」との違い
「承知しました」は「了解いたしました」と同じく、相手の話を理解し受け入れたことを示す表現です。
「承知」には「事情などを知ること」「依頼や要求を聞き入れること」「相手の事情を理解して許すこと」という意味があります。
「承知しました」は丁寧語、「承知いたしました」は謙譲語と丁寧語の組み合わせで、より敬意の高い表現です。
最も大きな違いは、「承知」という言葉自体に謙譲の意味合いが含まれている点です。
ビジネスシーンでは、上司や取引先など目上の人には「承知いたしました」を使うのが最も無難で適切とされています。
使い分けの目安としては、社内の上司には「承知しました」、社外の取引先やお客様には「承知いたしました」が基本です。
「かしこまりました」を使うべき場面
「かしこまりました」は「わかりました」や「承知しました」の謙譲語で、最も敬意が高い表現です。
「かしこまる」は目上の人に対して謙虚な態度で接することを意味し、「つつしんでお受けします」というニュアンスが含まれます。
主に以下のような場面で使用するのが適切です。
- お客様からの注文や要望を受ける接客場面
- 取引先からの重要な依頼を引き受ける場合
- 社長や役員など非常に目上の人への返答
- フォーマルな商談や式典などの公式な場面
「かしこまりました」の後には「○○いたします」のように、具体的な対応内容を伝えると親切です。
ただし、親しい同僚や日常的なやり取りで多用すると、かえって他人行儀で距離を感じさせる可能性もあります。
「了解しました」と「了解いたしました」の丁寧さの違い
「了解しました」と「了解いたしました」は、敬語の種類が異なります。
「了解しました」は丁寧語で、「ます」が付いているため丁寧な印象は与えますが、謙譲の意味は含まれていません。
一方、「了解いたしました」は謙譲語と丁寧語の組み合わせで、自分をへりくだることで相手への敬意を表します。
同僚や部下に対しては「了解しました」で十分ですが、少し敬意を強めたい場合は「了解いたしました」を使うとよいでしょう。
ただし前述の通り、「了解」という言葉自体の印象から、どちらの表現も上司や取引先には使わない方が無難です。
社内チャットなどカジュアルな連絡では「了解です」と短縮して使う人もいますが、上司に対しては避けるべきです。
「わかりました」を使っても問題ない場合
「わかりました」は「わかる」という動詞に「ます」の過去形「ました」を付けた丁寧語です。
厳密には謙譲語ではありませんが、ビジネスシーンでも目上の人に使える表現の一つとされています。
特に以下のような場面では「わかりました」が適しています。
- 「承知しました」や「かしこまりました」が堅苦しく感じる場面
- 上司との日常的な会話や軽い確認の際
- 社内の親しい先輩とのコミュニケーション
- 距離を縮めたい相手とのやり取り
ただし、重要な依頼や公式な場面、社外の人に対しては「承知いたしました」の方が適切です。
マナーを守りつつ自然なコミュニケーションを取りたいときに、「わかりました」は有効な選択肢となります。
3.相手別・場面別の正しい返答フレーズの選び方
上司や目上の人へのメール返信に最適な表現
上司や目上の人へのメール返信では、「承知いたしました」が最も適切です。
メールで送る際は、単に「承知いたしました」とだけ書くより、何を承知したのかを明確にする書き方がよいでしょう。
例えば以下のような書き方が効果的です。
「○○部長、お疲れさまです。営業会議の日程変更の件、承知いたしました。10月5日（水）14時からの開催ですね。当日はよろしくお願いいたします。」
このように具体的な内容を繰り返すことで、確実に理解したことが相手に伝わります。
また、依頼に対する返信の場合は「承知いたしました。○○日までに対応いたします」のように、対応予定も伝えると親切です。
上司との関係が良好で親しい場合でも、メールという記録に残る形式では丁寧な表現を使うのが無難です。
取引先・お客様への丁寧な応答方法
取引先やお客様に対しては、最も敬意の高い「かしこまりました」か「承知いたしました」を使います。
接客業や顧客対応の場面では「かしこまりました」が一般的です。
例文を見てみましょう。
「ご注文の件、かしこまりました。A商品を3個、本日中に発送いたします。」
「日程変更のご希望、承知いたしました。来週火曜日の午後2時で再調整させていただきます。」
取引先への対応では、依頼内容を復唱し、次のアクションを明確に伝えることが重要です。
また「お問い合わせの件、承りました」のように「承る」（受ける・聞くの謙譲語）を使う方法もあります。
お客様からのクレームや要望に対しては「ご指摘いただき、ありがとうございます。承知いたしました。早急に対応いたします」と、感謝と対応を組み合わせるとよいでしょう。
同僚・部下に対して使える適切な表現
同僚や部下に対しては、「了解しました」「わかりました」で十分です。
過度に丁寧な表現を使うと、かえって距離を感じさせたり、皮肉に聞こえたりする可能性があります。
例えば以下のような使い方が自然です。
「資料の件、了解しました。明日の午前中に確認します。」
「シフト変更の依頼、わかりました。○○さんと調整しておくね。」
ただし、年上の同僚や入社年次が上の先輩に対しては、少し丁寧に「了解いたしました」や「承知しました」を使う方が無難です。
部下への指示確認の返答としては「了解」「OK」「わかった」など、さらにカジュアルな表現も場面によっては適切です。
大切なのは、相手との関係性や職場の雰囲気に合わせて、適度な敬語表現を選ぶことです。
社内チャットやカジュアルな連絡での使い分け
社内チャットやビジネスチャットツールでは、スピーディーなやり取りが求められます。
上司へのチャット返信では「承知しました」が基本ですが、日常的な確認程度であれば「了解しました」でも許容される職場が増えています。
ただし、これは職場の文化や上司の考え方によって異なるため、初めは丁寧な表現を使い、周囲の雰囲気を見て判断するのが賢明です。
同僚とのチャットでは以下のような表現が一般的です。
- 「了解です！」
- 「了解しました」
- 「OK、確認しました」
- 「わかりました、ありがとう」
短く「了解」とだけ返信するのは、相手によってはそっけない印象を与える可能性があるため、感嘆符を付けたり一言添えたりする配慮があるとよいでしょう。
チャットでも、重要な依頼や決定事項については、メールと同様に内容を確認する一文を添えることをおすすめします。
4.「了解いたしました」をより効果的に使うコツ
返信内容を明確にする書き方のポイント
ビジネスメールでは、何について「了解」や「承知」したのかを明確にすることが重要です。
相手は多くのやり取りをしている可能性があるため、単に「承知いたしました」とだけ書くと、何を承知したのか分かりにくい場合があります。
効果的な書き方のコツは以下の通りです。
- 件名や依頼内容を冒頭で明示する：「○○の件、承知いたしました」
- 具体的な日時や数値を繰り返す：「10月5日14時からの会議、承知いたしました」
- 次のアクションを明記する：「承知いたしました。明日までに資料を送付いたします」
- 複数の依頼がある場合は箇条書きで確認する：各項目に対して承知した旨を伝える
これらのポイントを押さえることで、認識の齟齬を防ぎ、相手に安心感を与えることができます。
メールで使う際の具体的な例文集
実際のビジネスシーンで使える例文をご紹介します。
【上司への返信例】
「○○部長、お疲れさまです。プロジェクト会議の日程変更の件、承知いたしました。11月10日（金）15時から会議室Aで開催ですね。資料は前日までに準備いたします。よろしくお願いいたします。」
【取引先への返信例】
「いつもお世話になっております。ご発注いただきました商品の納期変更につきまして、承知いたしました。12月15日までにお届けできるよう手配いたします。何かご不明点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。」
【同僚への返信例】
「お疲れさま。資料の共有、ありがとう。了解しました。今日中に目を通して、気になる点があればまた連絡するね。」
【お客様対応の例】
「ご注文内容の変更、かしこまりました。Aセット2個からBセット3個への変更ですね。本日中に変更手続きを完了し、改めてご連絡いたします。」
これらの例文を参考に、状況に応じてアレンジして使ってください。
口頭で伝える場合の注意点とマナー
口頭でのコミュニケーションでは、メールとは異なる配慮が必要です。
声のトーンや表情、姿勢も含めて敬意を示すことが大切です。
上司や取引先に対して口頭で返答する際は、以下の点に注意しましょう。
- 「承知いたしました」と明瞭にはっきり発音する
- 相手の目を見て、軽く頷きながら伝える
- メモを取る姿勢を見せる（重要な依頼の場合）
- 復唱して確認する：「○○ということですね、承知いたしました」
電話対応では、表情が見えないため声のトーンで敬意を表現する必要があります。
明るく、丁寧な口調で「承知いたしました」と伝えましょう。
また、急いでいる場合でも「承知しました」を省略して「了解です」「OK」などとカジュアルに返すのは避けるべきです。
誤解を避けるための補足テクニック
「了解いたしました」や「承知いたしました」だけでは、時に誤解を生む可能性があります。
誤解を防ぐための補足テクニックをいくつか紹介します。
まず、依頼された内容を自分の言葉で言い換えて確認することです。
「つまり、○○を△△までに完了させればよいということですね。承知いたしました。」
次に、不明点があれば承知する前に確認することです。
「1点確認させてください。○○の部分は△△という理解でよろしいでしょうか？」
承知した後で、期待値の確認も有効です。
「承知いたしました。A案で進めさせていただきますが、万が一変更が必要な場合は○日までにご連絡いただけますと幸いです。」
これらのテクニックを使うことで、単なる返事以上のコミュニケーションが可能になります。
相手の意図を正確に理解し、円滑な業務遂行につながるでしょう。
まとめ
- 「了解いたしました」は文法的には正しい敬語だが、ビジネスでは使用に注意が必要
- 「了解」は上から下へ使う印象を持つ人がいるため、目上の人には避けるのが無難
- 上司や取引先には「承知いたしました」が最も適切な表現
- お客様や非常に目上の人には「かしこまりました」を使うとより丁寧
- 同僚や部下には「了解しました」「わかりました」で問題ない
- メールでは何を承知したのか具体的に明記すると親切
- 相手との関係性や場面に応じて適切な敬語表現を選ぶことが重要
- 口頭では声のトーンや表情も含めて敬意を示すことが大切
- 依頼内容を復唱して確認することで誤解を防げる
- ビジネスチャットでも重要な内容は丁寧な表現を心がける
ビジネスシーンでは、相手への敬意を適切な言葉で表現することが信頼関係の構築につながります。この記事で学んだポイントを実践して、より良いコミュニケーションを築いていってください。状況に応じた使い分けができるようになれば、あなたのビジネスマナーへの評価も確実に高まるはずです。
関連サイト
文化庁 | 敬語の指針