あなたは「収入証明書を自分で作れないか」と考えたことはありませんか?結論、収入証明書は自分で作成することはできず、公的機関や勤務先から正式に発行されたものが必要です。この記事を読むことで、収入証明書の正しい取得方法や、職業別に使える書類、準備する際の注意点がわかるようになりますよ。ぜひ最後まで読んでください。
Contents
1. 収入証明書とは何か?基本を理解する
収入証明書は特定の書類ではなく総称である
収入証明書とは、個人の収入を証明する書類の総称であり、「収入証明書」という名前の単独の書類は存在しません。
源泉徴収票、給与明細書、確定申告書の控え、課税証明書など、収入額や所得額が記載されている公的な書類全般を指します。
提出先によって求められる書類の種類が異なるため、事前に確認することが重要です。
例えば、住宅ローンの審査では源泉徴収票や確定申告書の控えが求められることが多く、賃貸契約では給与明細書や課税証明書でも対応できる場合があります。
重要なのは、これらの書類はすべて公的機関や勤務先から正式に発行されたものでなければならないという点です。
会社員と個人事業主で必要な書類が異なる
会社員の場合は、勤務先から交付される源泉徴収票や給与明細書が収入証明書として最も一般的です。
これらの書類には、年間の給与総額や所得税額、社会保険料などが詳細に記載されており、収入を客観的に証明できます。
一方、個人事業主やフリーランスの場合は、勤務先が存在しないため、自分で確定申告を行った際の確定申告書の控えや青色申告決算書、課税証明書などを使用します。
個人事業主は会社員と比べて収入が不安定とみなされやすいため、複数の書類の提出を求められることも多いです。
また、開業したばかりで確定申告をまだ行っていない場合は、特別な対応が必要になります。
収入証明書が必要になる主な場面
収入証明書が必要になる代表的な場面は以下の通りです。
- 住宅ローンや自動車ローンの申し込み:借り入れ金額が大きいため、返済能力の確認が必須
- 賃貸物件の契約時:家賃の支払い能力を証明するため
- クレジットカードのキャッシング枠設定:50万円を超える利用や他社借入との合計が100万円を超える場合
- カードローンの借り入れ:貸金業法により一定条件下で提出義務あり
- 配偶者の扶養に入る手続き:収入要件を満たしているかの確認
- 保育園の入園申し込み:保育料の算定や入園審査のため
- 奨学金の申請:世帯収入の確認が必要
これらの場面では、申請者の支払い能力や経済状況を客観的に判断するために収入証明書が求められます。
自分で作成することはできない理由と法的リスク
収入証明書を自分で作成することは絶対にしてはいけません。
エクセルや給与明細作成アプリなどを使って自作した書類を提出すると、私文書偽造罪に該当し、刑法第159条により3ヶ月以上5年以下の懲役刑が科される可能性があります。
さらに、偽造した収入証明書を提出して契約を結んだ場合、契約自体が無効となり、賃貸契約であれば強制退去、ローン契約であれば一括返済を求められるなど、重大な不利益を被ることになります。
また、素人が作成した給与明細や源泉徴収票は、標準報酬月額からの所得税や社会保険料の計算、年末調整の処理などが正確でないため、審査時に税理士や専門家がチェックすればすぐに偽造だと判明します。
収入証明書は必ず正式な発行元から取得し、正当な手続きを踏むことが唯一の正しい方法です。
2. 会社員が収入証明書として使える書類と取得方法
源泉徴収票の取得方法と見方
源泉徴収票は、会社員にとって最も代表的な収入証明書です。
1年間(1月1日から12月31日まで)の給与総額と、それに対する所得税額が記載されています。
通常、年末調整後の12月の給与明細と一緒に勤務先から交付されます。
源泉徴収票には、「支払金額」(年収)、「給与所得控除後の金額」(所得)、「所得控除の額の合計額」、「源泉徴収税額」などの重要な情報が記載されています。
もし年末以外の時期に源泉徴収票が必要な場合は、勤務先の人事部や経理部に依頼すれば発行してもらえます。
また、紛失した場合も同様に勤務先に再発行を依頼できますが、手続きから受け取りまで数日から1週間程度かかることがあるため、早めに対応しましょう。
年の途中で退職した場合は、最終給与確定後の約1ヶ月後に源泉徴収票が送付されますが、この場合は年末調整前の金額が記載されているため、収入証明書として認められない可能性があります。
給与明細書を収入証明として使う場合の注意点
給与明細書は、毎月勤務先から交付される書類で、直近の収入状況を証明するために使われます。
給与明細書には、基本給、残業手当、各種手当などの支給額と、社会保険料や所得税などの控除額、そして差し引き支給額(手取り額)が記載されています。
収入証明書として提出する場合は、連続した直近2〜3ヶ月分の給与明細書が必要になることが一般的です。
また、賞与がある場合は、給与明細書に加えて賞与明細書の提出も求められることがあります。
給与明細書は毎月発行されるため比較的入手しやすいですが、紛失した場合は勤務先に再発行を依頼する必要があります。
ただし、源泉徴収票と比べると証明力が弱いとされるため、金額の大きなローン審査などでは給与明細書だけでは不十分とされ、源泉徴収票の提出も併せて求められることがあります。
住民税課税証明書・納税証明書の取得手順
住民税課税証明書(所得証明書)は、前年の所得額と住民税の課税額が記載された公的書類で、会社員でも個人事業主でも取得できる収入証明書です。
発行場所は、その年の1月1日時点で住んでいた市区町村の役場です。
窓口での取得の他、郵送やマイナンバーカードを使ったコンビニエンスストアでの取得も可能です。
窓口で取得する場合は、本人確認書類(運転免許証やマイナンバーカードなど)と手数料(300円程度)が必要です。
郵送で取得する場合は、申請書、本人確認書類のコピー、手数料分の定額小為替、返信用封筒を同封して役場に送ります。
コンビニで取得する場合は、マイナンバーカードと暗証番号が必要で、早朝から深夜まで発行可能なため非常に便利です。
納税証明書は、既に納めた税額や未納の税額を証明する書類で、国税については税務署、地方税については市区町村役場で発行されます。
転職直後や退職後の収入証明書の準備方法
転職直後の場合、新しい勤務先からまだ給与明細や源泉徴収票が発行されていない状況があります。
この場合は、前職の源泉徴収票や給与明細書を使用することができます。
また、内定通知書や労働契約書、採用募集要項に記載された給与額を参考資料として提出することで対応できる場合もあります。
退職後で次の就職先が決まっていない場合は、前職の源泉徴収票や、前年の確定申告書の控え、住民税課税証明書などを使用します。
失業中の場合は、雇用保険受給資格者証や預金残高証明書を提出することで、支払い能力を証明する方法もあります。
特に賃貸契約の審査では、収入証明書に加えて貯蓄額を示すことで審査に通りやすくなることがあります。
数ヶ月分の家賃を前払いすることも、支払い能力を示す有効な手段です。
3. 個人事業主・フリーランスが収入証明書として使える書類
確定申告書の控えを収入証明書として使う方法
個人事業主やフリーランスにとって、確定申告書の控えは最も重要な収入証明書です。
確定申告書には、1年間(1月1日から12月31日まで)の売上、必要経費、所得額、所得控除額、税額などが詳細に記載されています。
収入証明書として使用する際は、税務署の収受日付印が押印された確定申告書の控えを提出する必要があります。
税務署の窓口で直接確定申告を行った場合は、その場で収受日付印が押された控えを受け取ることができます。
郵送で確定申告を行う場合は、申告書とともに控え用の用紙と返信用封筒を同封することで、収受日付印が押された控えが返送されます。
時間外収受箱に投函する場合も同様に、控えと返信用封筒を同封すれば後日返送されます。
ただし、令和7年(2025年)1月から収受日付印の押印が廃止される予定であるため、今後は収受印のない控えでも有効とされる方向に移行していきます。
青色申告決算書・収支内訳書の活用方法
青色申告を行っている個人事業主は、確定申告書とともに青色申告決算書を提出します。
青色申告決算書は全4ページで構成されており、1ページ目の「損益計算書」には売上高、売上原価、経費の内訳、所得金額などが詳細に記載されています。
収入証明書として使用する場合は、主にこの1ページ目が重視されます。
青色申告決算書は事業の収支状況を詳細に示すため、金融機関や賃貸の審査において事業の健全性を証明する上で非常に有効です。
白色申告を行っている場合は、青色申告決算書の代わりに収支内訳書を提出します。
収支内訳書も同様に、売上や経費の内訳、所得金額が記載されており、収入証明書として利用できます。
確定申告書の控えと青色申告決算書(または収支内訳書)をセットで提出することで、より説得力のある収入証明が可能になります。
納税証明書・課税証明書の取得場所と手順
納税証明書は、既に納めた税額や納税すべき税額、所得額などを証明する公的書類です。
国税(所得税)に関する納税証明書は所轄の税務署で、地方税(住民税)に関する納税証明書は市区町村役場で発行されます。
税務署で発行される納税証明書には、「納税証明書(その1)」(納付すべき税額、納付した税額などの証明)、「納税証明書(その2)」(所得金額の証明)などの種類があります。
取得には、本人確認書類、手数料(1通400円程度)、印鑑が必要です。
課税証明書(所得証明書)は、前年の所得額と住民税の課税額が記載された書類で、市区町村役場で発行されます。
課税証明書には所得金額も記載されているため、収入証明書として広く利用できます。
マイナンバーカードがあれば、コンビニエンスストアのマルチコピー機でも発行可能で、役場の開庁時間外でも取得できるため非常に便利です。
支払調書を収入証明として使う場合の注意点
支払調書は、取引先が個人事業主やフリーランスに支払った報酬額を記載した書類です。
通常、毎年1月に取引先から送付されます。
支払調書には、報酬を支払った企業名と支払いを受けた個人事業主の氏名、支払金額、源泉徴収税額などが記載されています。
ただし、支払調書は法律上、支払先への交付義務がないため、すべての取引先から発行されるわけではありません。
取引先によっては慣習として発行している場合もあれば、全く発行しない場合もあります。
支払調書が必要な場合は、取引先に問い合わせて発行を依頼する必要がありますが、発行してもらえない可能性もあることを理解しておきましょう。
また、複数の取引先がある場合は、すべての支払調書を集める必要があるため、確定申告書の控えの方が一括で収入を証明できて便利です。
開業1年目で確定申告前の場合の対処法
開業1年目でまだ確定申告を行っていない場合は、通常の収入証明書が用意できないため、特別な対応が必要になります。
まず、開業届を提出している場合は、その控えを提示することで個人事業主であることを証明できます。
次に、取引先との業務委託契約書や請求書、入金が確認できる通帳のコピーなどを提出することで、実際に収入があることを示すことができます。
賃貸契約の場合は、家賃の半年分から1年分以上の貯蓄があることを通帳のコピーで証明する方法も有効です。
また、前職がある場合は、前年の源泉徴収票や給与明細書を提出することで、以前の収入実績を示すこともできます。
クレジットカードやローンの審査の場合は、開業1年目では審査が厳しくなることが多いため、確定申告を1回以上行ってから申し込むことを検討したほうが良い場合もあります。
どうしても急ぎで必要な場合は、審査基準が比較的緩やかな金融機関やサービスを選ぶ、連帯保証人を立てる、などの方法を検討しましょう。
4. 収入証明書を取得・準備する際の重要ポイント
提出先によって必要な書類が異なる理由
収入証明書が求められる場面は多岐にわたりますが、提出先や目的によって必要とされる書類の種類が異なります。
例えば、住宅ローンの審査では高額な融資になるため、源泉徴収票や確定申告書の控えなど、年間の収入を証明する正式な書類が必須です。
一方、賃貸契約の審査では、直近の収入状況を確認できる給与明細書でも対応可能な場合があります。
カードローンやキャッシングの審査では、貸金業法の規定により、一定条件下で収入証明書の提出が義務付けられています。
保育園の入園申し込みでは、保育料の算定基準となる所得額が記載された課税証明書が求められることが多いです。
このように、審査する側が何を重視するかによって、求められる書類が変わってくるのです。
そのため、収入証明書の提出を求められたら、必ず提出先に「どの書類が必要か」「何年度のものが必要か」「何通必要か」を確認することが重要です。
収入証明書の有効期限と直近のものが求められる理由
収入証明書自体に法律で定められた有効期限はありませんが、提出先は通常、直近のものを要求します。
源泉徴収票、課税証明書、税額通知書、確定申告書の控えであれば、直近1年分(前年度分)が一般的です。
給与明細書の場合は、直近連続2〜3ヶ月分が求められることがほとんどです。
これは、審査において現在の収入状況を正確に把握する必要があるためです。
例えば、3年前の源泉徴収票では、その後に転職していたり、収入が大きく変動している可能性があるため、現在の支払い能力を正確に判断できません。
特に個人事業主の場合、事業の状況は年ごとに変動しやすいため、できるだけ新しい確定申告書の控えが求められます。
古い収入証明書を提出すると、審査で不利になったり、追加書類の提出を求められたりする可能性があるため、常に最新の書類を準備しておくことが大切です。
電子申告(e-Tax)で確定申告した場合の対応方法
近年、e-Tax(イータックス)を利用した電子申告を行う個人事業主が増えています。
e-Taxで確定申告を行った場合、紙の申告書は税務署に提出しないため、収受日付印が押された控えは存在しません。
この場合の収入証明書としては、以下の方法があります。
まず、e-Taxソフトのメッセージボックスに届く「受信通知」を印刷したものと、確定申告書のデータを印刷したものを併せて提出する方法です。
受信通知には、申告が正式に受理された日時が記載されており、これが収受印の代わりとなります。
また、e-Taxソフトで申請できる「電子申告等証明書」と確定申告書データを併せて提出する方法もあります。
電子申告等証明書は、e-Taxで申告した内容を証明する正式な書類です。
提出先によっては、どちらの方法が認められるかが異なるため、事前に確認しておくことをおすすめします。
e-Taxで申告する場合は、必ず受信通知や確定申告書データをPDF形式で保存しておくことが重要です。
収入証明書を紛失した場合の再発行手続き
収入証明書を紛失してしまった場合でも、ほとんどの書類は再発行が可能です。
源泉徴収票を紛失した場合は、勤務先の人事部や経理部に連絡して再発行を依頼します。
通常、数日から1週間程度で再発行されますが、繁忙期や年末年始は時間がかかることがあります。
給与明細書も同様に勤務先に依頼すれば再発行してもらえますが、古い分については保管期限の関係で発行できない場合もあります。
確定申告書の控えを紛失した場合は、税務署で「保有個人情報開示請求」を行うことで、過去に提出した確定申告書の写しを入手できます。
ただし、手数料(1件300円)がかかり、開示までに約1ヶ月程度かかるため、時間に余裕を持って手続きする必要があります。
課税証明書や納税証明書は公的書類であるため、再度市区町村役場や税務署で発行申請を行えば、すぐに取得できます。
大切な収入証明書は、紙の原本だけでなく、PDFでスキャンしてデジタルデータとしても保管しておくことを強くおすすめします。
収入が少ない・不安定な場合の審査対策
個人事業主やフリーランス、アルバイト・パートなど、収入が少ない、または不安定な場合でも、工夫次第で審査に通りやすくなります。
まず、賃貸契約の場合は、収入証明書だけでなく預金残高証明書を併せて提出することで、十分な貯蓄があることを示せます。
一般的に、家賃の半年分から1年分以上の貯蓄があれば、審査担当者に安心感を与えられます。
また、数ヶ月分の家賃を前払いすることで、滞納リスクを下げる方法も有効です。
連帯保証人を立てることも、審査通過率を大きく向上させる手段です。
ローンやクレジットカードの審査では、希望額を低めに設定することで審査に通りやすくなります。
複数の取引先がある場合は、すべての支払調書を提出して総収入額をアピールする方法もあります。
副業がある場合は、本業と副業の収入を合算して証明できる書類を準備することで、総収入を高く見せることができます。
審査が厳しい場合は、審査基準が比較的緩やかな金融機関やサービスを選ぶ、収入証明書が不要な物件を探すなどの選択肢も検討しましょう。
まとめ
- 収入証明書は特定の書類ではなく、収入を証明する公的書類の総称である
- 収入証明書を自分で作成することは私文書偽造罪に該当し、絶対にしてはいけない
- 会社員は源泉徴収票や給与明細書、個人事業主は確定申告書の控えが主な収入証明書となる
- 住宅ローン、賃貸契約、カードローンなど、提出先によって必要な書類が異なる
- 収入証明書は直近1年分(給与明細は2〜3ヶ月分)の最新のものが求められる
- e-Taxで確定申告した場合は受信通知と申告書データを保存しておく必要がある
- 紛失した場合は勤務先や税務署、市区町村役場で再発行が可能
- 開業1年目の場合は開業届の控えや取引先との契約書、通帳のコピーで対応する
- 収入が不安定な場合は預金残高証明書の提出や連帯保証人を立てる方法が有効
- 提出先に事前確認し、正式な手続きで取得した書類を提出することが最も重要
収入証明書は、住宅ローンや賃貸契約など人生の重要な場面で必要になる書類です。
自分で偽造することは絶対にせず、必ず正式な手続きで取得した書類を提出しましょう。
日頃から源泉徴収票や確定申告書の控えを大切に保管し、デジタルデータとしてもバックアップしておくことで、いざという時にスムーズに対応できます。
あなたの状況に合った正しい収入証明書を準備して、安心して各種手続きを進めてください。
関連サイト
国税庁(https://www.nta.go.jp/)
確定申告や納税証明書、e-Taxに関する公式情報が掲載されています。