あなたは「応募書類在中を手書きで書くべきか、どう書けばいいのか」と迷ったことはありませんか？結論、応募書類在中は手書きでも印刷でも問題ありませんが、正しい書き方を知ることで採用担当者に良い印象を与えられます。この記事を読むことで応募書類在中の正しい書き方や封筒マナーの全てがわかるようになりますよ。ぜひ最後まで読んでください。
Contents
1.応募書類在中の手書きの基本ルールとマナー
応募書類在中とは何か？その意味と目的
応募書類在中とは、封筒の中に応募に関する重要書類が入っていることを示す表記です。
この表記には明確な目的があります。
企業の人事部や採用担当者は毎日大量の郵便物を受け取ります。
その中で応募書類が埋もれてしまわないよう、一目で応募書類だと分かるようにするのが「応募書類在中」の役割なのです。
適切に記載することで、書類の紛失を防ぎ、迅速な処理につながります。
また、丁寧に書かれた「応募書類在中」は、応募者の真剣さや細やかな配慮を示すことにもなり、第一印象を良くする効果もあります。
手書きと印刷はどちらが良いのか
応募書類在中の記載方法について、手書きと印刷のどちらを選んでも基本的には問題ありません。
手書きの場合は、丁寧さや誠実さが伝わりやすいというメリットがあります。
特に伝統的な企業や、人との関わりを重視する業種では好印象を与えることがあります。
一方、印刷の場合は文字が明瞭で読みやすく、プロフェッショナルな印象を与えられます。
IT企業やデザイン系の企業など、効率性を重視する業種では印刷でも全く問題ありません。
重要なのは、どちらを選んでも丁寧で読みやすく仕上げることです。
自分の字に自信がない場合や、複数の企業に応募する場合は印刷を選ぶのも賢い選択と言えるでしょう。
応募書類在中を書く位置と場所
応募書類在中は封筒の表面の左下に記載するのが一般的なルールです。
縦書き封筒の場合は、封筒の表面左下、宛名よりも下の位置に縦書きで記載します。
横書き封筒を使用する場合も、同様に表面の左下に横書きで記載しましょう。
具体的な位置としては、封筒の底辺から2〜3cm程度上、左端から2〜3cm程度内側が目安になります。
宛名や差出人住所と重ならないよう、バランスを考えて配置することが大切です。
また、「応募書類在中」の文字は四角で囲むのが一般的なマナーとされています。
四角で囲むことで、より目立ちやすく、重要書類であることが一目で分かるようになります。
使用すべき筆記具の選び方
応募書類在中を手書きする際の筆記具選びは、黒のボールペンまたは油性ペンが基本です。
鉛筆やシャープペンシルは消えやすく、こすれて汚れる可能性があるため避けましょう。
また、水性ペンは雨や湿気で滲んでしまう恐れがあるため、油性のものを選ぶのが安全です。
ボールペンを使用する場合は、0.7mm以上の太めの芯のものがおすすめです。
細すぎるペンだと文字が見にくくなってしまいます。
油性マーカーを使用する場合は、細字タイプか中字タイプを選びましょう。
太すぎるマーカーだと文字が大きくなりすぎて、封筒に収まりきらない可能性があります。
インクの色は必ず黒を使用し、青や赤などの色は避けてください。
文字の大きさと色の基本ルール
応募書類在中の文字は、宛名よりもやや小さめに、しかし十分に読める大きさで書くことが重要です。
具体的には、縦書き封筒の場合、文字の高さは1.5〜2cm程度が適切なサイズとなります。
大きすぎると目立ちすぎて品がなく見え、小さすぎると見落とされる可能性があります。
色については前述の通り、必ず黒色を使用するのが絶対のルールです。
赤色で書くと目立つという理由で選ぶ方もいますが、ビジネスマナーとしては不適切とされています。
赤色は訂正や警告の意味合いが強く、応募書類には相応しくありません。
また、文字は楷書体で丁寧に、一画一画をはっきりと書くことを心がけましょう。
崩した字や流れるような字は読みにくく、印象を損ねる可能性があります。
2.応募書類在中の正しい書き方と手順
封筒の表面に書く場合の手順
応募書類在中を封筒に書く際は、まず封筒全体のレイアウトを確認してから書き始めることが大切です。
最初に宛名を書き、その後に「応募書類在中」を書くという順序が基本となります。
まず、封筒を縦に置き、表面の中央やや右寄りに宛名を記載します。
宛名は会社名、部署名、担当者名の順に、それぞれ適切な敬称を付けて書きましょう。
宛名を書き終えたら、左下のスペースに「応募書類在中」を記載します。
定規を使って、まず薄く鉛筆で四角の枠を下書きしておくと、きれいに仕上がります。
四角の枠の大きさは、縦4〜5cm、横2〜3cm程度が標準的です。
枠を書いたら、その中に「応募書類在中」の文字をバランスよく配置して書き込みます。
文字を書き終えたら、鉛筆の下書きを消しゴムで丁寧に消して完成です。
縦書き封筒での書き方のポイント
縦書き封筒は日本の伝統的なフォーマットで、最もフォーマルな印象を与えます。
縦書きの場合、「応募書類在中」も縦書きで記載するのが基本ルールです。
文字の配置は右から左に、「応」「募」「書」「類」「在」「中」の順に縦一列に並べます。
各文字の間隔は均等に保ち、文字の大きさも揃えることが美しく見せるコツです。
四角の枠も縦長の長方形にし、文字がちょうど収まるサイズに調整しましょう。
枠の線は定規を使ってまっすぐ引くことで、よりプロフェッショナルな印象になります。
封筒の左下に配置する際は、封筒の端から2〜3cmの余白を取ることを忘れないでください。
また、宛名や差出人住所とのバランスも考慮し、封筒全体が調和した見た目になるよう心がけましょう。
縦書き封筒は格式が高いため、伝統的な企業や公的機関への応募に特に適しています。
横書き封筒での書き方のポイント
横書き封筒を使用する場合は、「応募書類在中」も横書きで記載するのが一般的です。
横書きの場合、封筒の表面左下に、「応募書類在中」と一行で記載します。
四角の枠は横長の長方形になり、文字が一列に並ぶように配置します。
文字の高さは揃え、左右の余白も均等にすることで、バランスの良い仕上がりになります。
横書き封筒は現代的でスタイリッシュな印象を与えます。
特にIT企業や外資系企業、デザイン関連の企業への応募では違和感がありません。
封筒の左下に配置する際の余白は、縦書きの場合と同様に2〜3cm程度が適切です。
また、横書き封筒を使用する際は、宛名も横書きで統一するのが自然です。
ただし、企業によっては縦書き封筒を好む場合もあるため、応募先の業種や社風を考慮して選択しましょう。
四角で囲む際の正しい方法
「応募書類在中」の文字を四角で囲むことは、視認性を高め、重要書類であることを明確に示す効果があります。
四角の枠を描く際は、必ず定規を使用してまっすぐな線を引くことが基本です。
フリーハンドで描くと、線が曲がったりゆがんだりして、かえって印象を悪くしてしまいます。
枠線の太さは、使用するペンによって変わりますが、文字と同程度かやや細めが適切です。
枠線と文字の間には、適度な余白（各辺2〜3mm程度）を取りましょう。
文字が枠に近すぎると窮屈な印象になり、遠すぎるとバランスが悪くなります。
四角の角はきちんと直角にし、線の交差部分も丁寧に処理することが大切です。
二重線にする必要はなく、シンプルな一重線で十分です。
枠を描く際は、まず鉛筆で薄く下書きをし、ペンでなぞった後に鉛筆の線を消すという手順が失敗を防ぐコツになります。
きれいに書くためのコツと注意点
応募書類在中をきれいに書くためには、事前の準備と慎重な作業が欠かせません。
まず、書く前に封筒を平らな場所に置き、下敷きを敷いておくと安定して書けます。
手書きに自信がない方は、マスキングテープで封筒に薄く補助線を引いておくのも効果的です。
文字を書く際は、一画一画をゆっくり丁寧に書くことを心がけましょう。
急いで書くと、文字が乱れたり、インクが滲んだりする原因になります。
また、書き始める前に別の紙で何度か練習しておくことをおすすめします。
特に「応募書類在中」という文字列は、バランスを取るのが難しいため、練習は重要です。
ペンのインクが十分に出ているか、試し書きで確認することも忘れないでください。
書き終えた後は、インクが完全に乾くまで数分待ってから封筒を動かしましょう。
乾く前に触ると、せっかく書いた文字が滲んだり汚れたりしてしまいます。
3.応募書類在中を書く際によくある失敗と対処法
書き間違えた場合の対処方法
応募書類在中を書き間違えてしまった場合、修正テープや修正液を使うのは絶対に避けるべきです。
ビジネス書類において、修正した跡が残る封筒は大変印象が悪く、応募者の注意力不足を疑われる可能性があります。
書き間違えた場合の正しい対処法は、新しい封筒に書き直すことです。
封筒は文房具店やコンビニで手軽に購入できるため、予備を用意しておくと安心です。
複数の企業に応募する場合は、最初から余分に封筒を購入しておくことをおすすめします。
また、書き間違いを防ぐために、書く前に鉛筆で薄く下書きをしておく方法も効果的です。
下書きをしてから、ゆっくりと丁寧にペンでなぞり、最後に消しゴムで鉛筆の跡を消せば失敗のリスクを大幅に減らせます。
どうしても手書きが難しいと感じる場合は、印刷という選択肢を検討するのも一つの方法です。
印刷であれば、何度でも修正できますし、複数の封筒に同じ品質で記載できます。
手書きで失敗しやすいポイント
手書きで「応募書類在中」を書く際に、多くの人が失敗しやすいポイントがいくつかあります。
最も多いのが、文字の大きさや間隔が不揃いになってしまうという失敗です。
特に「応募書類在中」という6文字を均等に配置するのは、意外と難しい作業です。
文字を書く前に、鉛筆で薄く文字の配置をマークしておくと、このミスを防げます。
次に多いのが、四角の枠が歪んでしまったり、線がまっすぐ引けなかったりする失敗です。
定規を使わずにフリーハンドで描こうとすると、ほぼ確実に失敗します。
必ず定規を使用し、ゆっくりと慎重に線を引くことが重要です。
また、ペンのインクが出すぎて文字が太くなりすぎたり、滲んだりすることもあります。
これを防ぐには、書く前に必ず別の紙で試し書きをして、インクの出具合を確認しましょう。
さらに、書いている途中で手が震えたり、封筒がずれたりして文字が乱れることもあります。
封筒をマスキングテープで固定し、手首を安定させて書くことで、このような失敗を防げます。
インクがにじんだ時の対応
インクが滲んでしまった場合、残念ながら修復する方法はありません。
滲みは一度起きてしまうと、どんな方法でも元に戻すことはできないため、新しい封筒に書き直す必要があります。
インクの滲みを防ぐためには、まず適切な筆記具を選ぶことが重要です。
油性のボールペンや油性マーカーを使用すれば、水性のものに比べて滲みにくくなります。
封筒の素材によっても滲みやすさが変わります。
表面がツルツルした光沢のある封筒よりも、マットな質感の封筒の方がインクの定着が良く、滲みにくい傾向があります。
また、インクを出しすぎないように、ペンを適度な角度で持ち、力を入れすぎないことも大切です。
書き終えた後は、インクが完全に乾くまで封筒に触れないようにしましょう。
特に湿度の高い日や雨の日は、インクが乾きにくいため注意が必要です。
急いでいる場合でも、最低でも5分程度は乾燥時間を取ることをおすすめします。
封筒を選び直すべきケースとは
書き間違いや滲み以外にも、封筒を選び直すべきケースがいくつか存在します。
まず、封筒にシワや折り目が付いてしまった場合は、新しいものに交換すべきです。
シワのある封筒は見た目が悪いだけでなく、書類の取り扱いが雑だという印象を与えてしまいます。
また、封筒が汚れていたり、角が破れていたりする場合も交換が必要です。
封筒のサイズが応募書類に対して小さすぎたり、大きすぎたりする場合も選び直しましょう。
履歴書や職務経歴書を折らずに入れられる角形2号（A4サイズが入るサイズ）の封筒が一般的です。
書類を折って入れなければならないような小さい封筒は避けるべきです。
封筒の色についても、白または薄いクリーム色が基本で、派手な色の封筒は不適切です。
透明な窓付き封筒も、履歴書などの応募書類には相応しくありません。
質の良い、ビジネス用途に適した封筒を選ぶことが、応募者としての信頼性を示すことにつながります。
4.応募書類在中以外の封筒マナーと送付時の注意点
宛名の正しい書き方
宛名は封筒の最も重要な要素であり、正確かつ丁寧に記載することが必須です。
縦書き封筒の場合、宛名は封筒の表面中央やや右寄りに記載します。
まず会社名を正式名称で書き、株式会社を(株)と略さないことが基本マナーです。
次に部署名を書き、その下に担当者名を記載します。
担当者名が分かる場合は「○○様」、分からない場合は「採用ご担当者様」と書きましょう。
会社宛の場合は「御中」、個人宛の場合は「様」を使い分けることも重要です。
「御中」と「様」を同時に使うのは誤りなので注意してください。
文字の大きさは、会社名が最も大きく、部署名、担当者名の順にやや小さくするとバランスが良くなります。
住所は封筒の右側に縦書きで記載し、番地などの数字は漢数字を使用します。
郵便番号は封筒の所定の枠内に、数字を丁寧に記入しましょう。
差出人情報の記載方法
差出人情報は封筒の裏面左下に記載するのが一般的なルールです。
差出人情報には、自分の郵便番号、住所、氏名を記載します。
縦書き封筒の場合は縦書きで、横書き封筒の場合は横書きで記載しましょう。
郵便番号は「〒」マークとともに7桁の数字を記入します。
住所は都道府県名から始め、番地、建物名、部屋番号まで正確に記載することが重要です。
氏名は住所の下に、やや大きめの文字で記載します。
文字の大きさは宛名よりも小さめにし、控えめな印象にするのがマナーです。
また、差出人情報の右側には投函日を記載しておくと、より丁寧な印象を与えます。
日付の形式は「令和○年○月○日」のように、年号から記載するのが正式です。
差出人情報が正確でないと、万が一配達されなかった場合に返送されない可能性があるため、特に注意が必要です。
切手の選び方と貼る位置
切手は封筒の重さに応じた適切な金額のものを選び、不足のないように貼ることが重要です。
角形2号の封筒に履歴書などを入れた場合、通常は定形外郵便となり、重さに応じて120円〜140円程度の切手が必要になります。
郵便局の窓口で計量してもらい、確実に配達される金額の切手を購入するのが最も安全です。
切手のデザインは、派手なものやキャラクターものは避け、シンプルなデザインのものを選びましょう。
慶弔用の切手は応募書類には不適切なので、通常の切手を使用してください。
切手を貼る位置は、縦書き封筒の場合は左上、横書き封筒の場合は右上が基本です。
複数枚の切手を貼る場合は、縦または横に整然と並べて貼りましょう。
切手は封筒に対してまっすぐに、シワや傾きがないように丁寧に貼ることが大切です。
また、切手の上から透明なテープを貼るのは避けましょう。
郵便局では、料金不足にならないよう、少し多めの金額を貼ることをおすすめします。
封筒のサイズと色の選び方
応募書類を送る際の封筒は、角形2号サイズ（240mm×332mm）が最も一般的で適切です。
このサイズであれば、A4サイズの履歴書や職務経歴書を折らずに入れることができます。
書類を折らずに送ることで、書類が読みやすく、また丁寧な印象を与えることができます。
封筒の色は、白または薄いクリーム色が基本です。
ビジネスシーンでは、白封筒が最もフォーマルで無難な選択となります。
茶封筒も一般的ですが、やや事務的な印象を与えるため、応募書類にはあまり推奨されません。
カラフルな封筒や柄入りの封筒は、カジュアルすぎる印象を与えるため避けましょう。
封筒の材質は、薄すぎず厚すぎない、適度な厚みのものを選ぶことが大切です。
透けて中身が見えるような薄い封筒は避け、中身が透けない不透明なものを選びましょう。
また、封筒の封じ方も重要で、のりでしっかりと封をし、封じ目に「〆」または「封」と書くのがマナーです。
郵送前の最終チェックポイント
封筒を投函する前に、必ず最終チェックを行うことで、ミスを防ぐことができます。
まず、宛名に誤りがないか、会社名、部署名、担当者名が正確に記載されているかを確認しましょう。
「御中」と「様」の使い分けが正しいか、敬称に間違いがないかもチェックポイントです。
差出人情報も、住所、氏名、郵便番号に誤りがないか再確認してください。
「応募書類在中」がきちんと記載され、見やすい位置にあるかも確認しましょう。
封筒の中身についても、必要な書類がすべて入っているか、順番は正しいか確認することが重要です。
一般的には、送付状（添え状）を一番上に、その下に履歴書、職務経歴書の順に重ねて入れます。
書類に記載漏れや誤字脱字がないかも、この段階で最終確認しておきましょう。
切手の金額が適切か、不足していないかも重要なチェックポイントです。
封筒がしっかりと封じられているか、封じ目に「〆」が書かれているかも確認してください。
すべてのチェックが終わったら、できるだけ早く郵便ポストに投函するか、郵便局の窓口から発送しましょう。
まとめ
- 応募書類在中は重要書類であることを示す表記で、封筒左下に記載する
- 手書きでも印刷でも問題ないが、丁寧で読みやすく仕上げることが重要
- 黒色の油性ボールペンまたは油性マーカーを使用し、文字は楷書体で丁寧に書く
- 四角の枠で囲む際は必ず定規を使用し、まっすぐな線を引く
- 書き間違えた場合は修正せず、新しい封筒に書き直すのが正解
- 縦書き封筒では縦書きで、横書き封筒では横書きで記載する
- 宛名は会社名、部署名、担当者名の順に正確に記載し、敬称の使い分けに注意
- 封筒は角形2号サイズの白または薄いクリーム色を選ぶのが基本
- 切手は重さに応じた適切な金額を貼り、不足のないようにする
- 投函前には宛名、差出人情報、中身の書類、切手の金額などを最終チェックする
応募書類在中の正しい書き方をマスターすることで、採用担当者に良い第一印象を与えることができます。細かなマナーを守ることが、あなたの丁寧さや真剣さを伝える大切な要素となります。ぜひこの記事を参考に、自信を持って応募書類を送付してください。あなたの就職・転職活動が成功することを心から応援しています。
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