顛末書がやばい時の対処法完全ガイド|書き方のコツと提出のポイント

あなたは「顛末書を書くように言われたけど、これってやばいの?」と不安に思ったことはありませんか?結論、顛末書は報告書であり、必ずしもクビや処分に直結するわけではありません。この記事を読むことで顛末書の正しい理解と適切な対処法がわかるようになりますよ。ぜひ最後まで読んでください。

1.顛末書がやばいと感じる理由と基礎知識

顛末書を書かされたときに「やばい」と感じる心理

顛末書の提出を求められると、多くの人が「やばい」「クビになるかも」と不安を感じます。

これは顛末書という言葉自体に、何か悪いことをしたときに書かされる文書というイメージがあるためです。

しかし実際には、顛末書は事実を報告するための文書であり、処分を前提としたものではありません。

職場で大きなミスを犯したり、トラブルに巻き込まれたりした際に、その経緯を明確にするために作成されます。

不安を感じるのは自然なことですが、顛末書の本質を理解することで、冷静に対応できるようになります。

顛末書とは何か?提出を求められる場面

顛末書とは、業務上で発生したミスやトラブルについて、その一部始終を時系列で報告する文書のことです。

主な目的は、問題の原因を明確にし、再発を防止することにあります。

顛末書が必要となる具体的な場面には、以下のようなケースがあります。

• 商品の破損や紛失が発生した場合
• 事務処理上のミスがあった場合
• 顧客からクレームを受けた場合
• 社用車での交通違反や事故があった場合
• 社内規定に違反する行為があった場合
• 重要な会議や納期を忘れた場合

これらの場面では、問題の全容を把握し、同じミスを繰り返さないために顛末書の作成が求められます。

顛末書は事態が収束した後に作成するのが一般的です。

顛末書と始末書の違いを正しく理解する

顛末書と始末書は混同されやすいですが、明確な違いがあります。

顛末書は報告書としての性質が強く、始末書は謝罪文・反省文としての性質が強いという点が最大の違いです。

具体的な違いを表にまとめると以下のようになります。

顛末書は客観的な事実を記録するものであり、必ずしも本人に非があることを前提としていません。

一方、始末書は自身のミスを認め、謝罪する意味合いが強いため、懲戒処分の一環として提出を求められることもあります。

顛末書の提出が人事評価やクビに与える影響

顛末書を提出したからといって、必ずしもクビや減給などの処分につながるわけではありません。

顛末書は報告書であり、懲戒処分を前提とした文書ではないからです。

ただし、顛末書に記載された内容によっては、人事異動や人事考課に影響を与える可能性はあります。

重大なミスや損失を引き起こした場合、顛末書の内容が処罰の判断材料となることもありますが、基本的には再発防止のための資料として活用されます。

むしろ、顛末書を誠実に作成し、具体的な改善策を示すことで、責任ある対応ができる人材であることをアピールできます。

顛末書の提出=クビではないので、過度に不安になる必要はありません。

2.顛末書がやばい状況での正しい対処法

顛末書の提出を求められたときの心構え

顛末書の提出を求められたときは、まず冷静になることが最も重要です。

パニックになって感情的に対応すると、状況をさらに悪化させてしまう可能性があります。

顛末書は自分を守るための重要なツールにもなるという視点を持ちましょう。

事実を正確に記録することで、誤解や不当な処分を防ぐことができます。

提出を求められた際の具体的な心構えは以下の通りです。

• 感情的にならず、客観的な事実を把握する
• 問題の原因を自分なりに分析する
• 再発防止のための具体的な対策を考える
• 上司や先輩に相談し、アドバイスを求める
• 提出前に第三者にチェックしてもらう

誠実に事実を報告し、改善に向けた前向きな姿勢を示すことが、最も効果的な対処法です。

クビ(懲戒解雇)が決まっていても顛末書は書くべきか

すでに懲戒解雇が決定している場合でも、顛末書の提出を求められることがあります。

この場合、顛末書を書く義務があるのか疑問に思う方も多いでしょう。

法的には、すでに解雇が決定している場合でも、業務命令として顛末書の作成を求めることは可能とされています。

会社側が顛末書を求める理由は主に2つあります。

第一に、社内での意識改革や今後の教訓として活用するためです。

同じミスを他の社員が繰り返さないよう、顛末書を社内の再発防止資料として使用します。

第二に、顛末書の内容次第で処罰を見直す可能性があるためです。

ミスの大きさや損失を取り戻せる可能性などが考慮され、処罰が軽減される場合もゼロではありません。

ただし、顛末書はあくまで事実を伝えるための書類であり、反省や謝罪を伝える始末書とは異なります。

会社側が顛末書を求めた時点で処罰の変更はない可能性も高いことを理解しておきましょう。

顛末書の提出拒否はできるのか?業務命令との関係

顛末書の提出は業務命令として強制することが可能です。

ただし、提出拒否が業務命令違反であることや、違反した場合の処分内容について、就業規則などに明記されている必要があります。

顛末書と始末書では、提出拒否への対応が異なります。

始末書は謝罪文としての意味合いが強いため、提出を強制すると思想・良心の自由(憲法19条)に反する可能性があります。

そのため、始末書の提出を拒否された場合、それ以上の対応はできません。

一方、顛末書は客観的な事実を報告する程度の内容であるため、業務命令として提出を求めることができます。

従業員が顛末書の提出を拒否した場合、業務命令違反を理由として懲戒処分を課すことが可能です。

顛末書の提出を拒否することで、再発防止策を講じられず同様のミスが再発するなど、さらに大きなトラブルを招くリスクもあります。

提出を求められた場合は、原則として応じるべきでしょう。

パワハラで顛末書を書かされたときの対応

日常的に些細なミスでも顛末書を書かされたり、理不尽な理由で提出を強要されたりする場合、パワハラに該当する可能性があります。

ただし、クビになるような重大な損失に対する顛末書の場合、パワハラと認められない可能性が高いです。

パワハラかどうかを判断する基準は以下の通りです。

• 顛末書を書かされる頻度が異常に高い
• 他の社員と比較して明らかに不当な扱いを受けている
• ミスの内容に対して顛末書の提出が過剰である
• 人格を否定するような言葉とともに提出を強要される
• 提出後も繰り返し責められる

パワハラが疑われる場合は、以下の対応を検討しましょう。

まず、顛末書の提出指示やパワハラの証拠を記録しておくことが重要です。

日時、場所、関与した人物、具体的な言動などを詳細に記録します。

次に、人事部や社内のハラスメント相談窓口に相談することを検討します。

状況が改善しない場合は、労働基準監督署や弁護士への相談も選択肢となります。

顛末書自体は事実を記録する重要な文書ですが、それを利用したパワハラは許されません。

3.やばい状況を乗り切る顛末書の書き方

顛末書に必ず盛り込むべき5つの要素

顛末書には決まったフォーマットがありませんが、必ず盛り込むべき要素があります。

一般的には以下の5つの要素を順序立てて記載することが求められます。

第一に、日時・場所です。

いつ、どこで問題が発生したのかを正確に記載します。

第二に、状況・内容です。

どのような状況で、どのような事案が発生したのか、そして現状どのようになっているのかを説明します。

第三に、原因です。

何が原因で発生したのか、または発生したと考えられるのかを分析して記載します。

第四に、対応です。

問題発生後、どのような対応を行ったのかを具体的に記述します。

第五に、対策です。

上記4つを踏まえ、同じミスを繰り返さないためにはどうするべきかを明記します。

これらの要素を漏れなく記載することで、読み手が事態を正確に把握できる顛末書が完成します。

提出日と氏名は自筆でサインするのが一般的です。

5W1Hを意識した客観的な記述方法

顛末書を作成する際は、「5W1H」のフレームワークを意識すると、情報が整理されやすくなります。

5W1Hとは、When(いつ)、Where(どこで)、Who(だれが)、What(なにを)、Why(なぜ)、How(どのように)の6つの要素のことです。

When(いつ)では、トラブルが発生した正確な日時を記載します。

「2024年12月15日 14時30分頃」のように、具体的な日時を明記しましょう。

Where(どこで)では、問題が発生した場所を特定します。

「本社ビル3階会議室」「〇〇通り交差点付近」など、場所が特定できる表現を使います。

Who(だれが)では、問題に関与した人物を明記します。

所属部署、役職、氏名を記載しますが、複数名が関与している場合は全員を記載します。

What(なにを)では、発生した問題の詳細を具体的に説明します。

客観的な事実のみを記載し、憶測や感情的な表現は避けます。

Why(なぜ)では、問題の原因を客観的に分析して記載します。

How(どのように)では、どのように対応したか、そして今後どのような再発防止策を講じるのかを記述します。

この6つの要素を漏れなく記述することで、報告書としての信頼性が高まります。

感情的にならず事実を正確に伝えるコツ

顛末書を作成する際、最も重要なのは感情的にならず、客観的な事実だけを記載することです。

個人的な憶測や感情的な表現を避け、誰が読んでも同じ理解ができる内容にする必要があります。

具体的なコツは以下の通りです。

まず、文章は簡潔にまとめることが重要です。

結論から先に書く「PREP法」などを意識し、冗長な表現を避けましょう。

次に、他者へ責任を転嫁するような表現は避けます。

「〇〇さんのせいで」「△△部署が悪い」といった責任転嫁は、顛末書の信頼性を損ないます。

代わりに、事実に基づいた原因分析を行い、システムや手順の問題点を指摘することが効果的です。

また、言い訳や自己弁護も避けるべきです。

「仕方がなかった」「やむを得なかった」といった表現は、反省の姿勢が感じられません。

時系列に沿って、起こった出来事を淡々と記述することが、最も信頼される顛末書となります。

提出前には、必ず上長などの第三者に内容を確認してもらうことも大切です。

再発防止策の具体的な書き方

顛末書の中で最も重要な部分の一つが、再発防止策です。

抽象的な表現ではなく、具体的で実行可能な対策を示すことが求められます。

再発防止策を書く際のポイントは以下の通りです。

第一に、根本原因に対する対策を提示します。

表面的な対症療法ではなく、問題の根本原因を解決する方策を考えましょう。

例えば、「今後は注意する」では不十分です。

「発注時には必ず複数人でダブルチェックを行う体制を構築する」のように、具体的な手順や仕組みを提案します。

第二に、実施時期や責任者を明確にします。

「いつから、誰が、どのように実施するのか」を具体的に記載することで、実効性が高まります。

第三に、効果測定の方法も示すとより良いでしょう。

「月次でミス件数を集計し、改善状況をモニタリングする」など、対策の効果を検証する仕組みも提案します。

個人の注意喚起だけでなく、システムや手順の改善を提案することで、組織全体の改善につながります。

自分だけでは思いつかない場合は、上司や同僚に相談して、実現可能な対策を一緒に考えましょう。

顛末書作成時に避けるべき表現と注意点

顛末書を作成する際、避けるべき表現や注意すべきポイントがいくつかあります。

まず、曖昧な表現は避けましょう。

「おそらく」「たぶん」「〜と思われる」といった不確実な表現は、報告書としての信頼性を損ないます。

確実な事実のみを記載し、不明な点は「現在調査中」と明記します。

次に、過度に専門的な用語や略語の使用は避けます。

誰が読んでも理解できる平易な言葉で記述することが重要です。

また、ページの正規バージョンを指定する際の「正規URL」の記載など、技術的な詳細は不要です。

さらに、感情的な表現や主観的な意見も避けるべきです。

「非常に困りました」「大変申し訳なく思います」などの感情表現は、始末書では必要ですが、顛末書では不要です。

顛末書は事実の報告に徹し、謝罪や反省は始末書で表現します。

その他の注意点として、以下が挙げられます。

• 正式なビジネス文書として、宛名・日付・差出人を明記する
• 件名は「〇〇に関する顛末書」のように内容が分かるものにする
• 署名の横に捺印する(署名に重ならないように注意)
• 時候の挨拶や「拝啓」「敬具」は不要
• 最後は「以上」で締めくくる

会社にフォーマットがある場合は、それに従って作成しましょう。

4.顛末書のケース別対応と実例

重大なミスを起こした場合の顛末書の書き方

重大なミスを起こした場合の顛末書は、特に慎重に作成する必要があります。

損失の大きさや影響範囲を正確に把握し、包み隠さず報告することが重要です。

重大なミスの場合、以下の点に特に注意しましょう。

まず、損害の規模を具体的に記載します。

金銭的損失がある場合は金額を、顧客への影響がある場合は件数や範囲を明確に示します。

次に、関係者への影響も漏れなく記載します。

社内の他部署、顧客、取引先など、影響を受けたすべての関係者を明記しましょう。

そして、迅速な対応状況を詳細に報告します。

問題発覚後、どのような緊急対応を行ったのか、時系列で記述します。

「発覚後すぐに上司に報告」「1時間以内に顧客に謝罪連絡」など、スピード感のある対応を示すことで、責任ある態度をアピールできます。

さらに、二次被害の防止措置も記載します。

問題の拡大を防ぐために講じた措置を具体的に説明しましょう。

最後に、再発防止策は特に詳細に記述します。

個人レベルの対策だけでなく、組織的な仕組みの改善提案も含めることで、前向きな姿勢を示せます。

社外向け顛末書と社内向け顛末書の違い

顛末書には、社内向けと社外向けの2種類があり、それぞれ記載内容や表現が異なります。

社内向け顛末書は、事実関係を端的に記載し、再発防止に重点を置きます。

社内の上司や関係部署が読者となるため、社内用語や専門用語も使用できます。

内容は具体的かつ詳細に記載し、原因分析や責任の所在も明確にします。

一方、社外向け顛末書は、謝罪と信頼回復の要素が強くなります。

顧客や取引先に提出する場合、丁寧な謝罪文と具体的な解決策の提示が求められます。

社外向けの場合の特徴は以下の通りです。

• 謝罪の言葉を冒頭と末尾に記載する
• 専門用語を避け、誰にでも分かる表現を使う
• 責任転嫁と受け取られる表現は絶対に避ける
• 補償や対応策を具体的に示す
• より丁寧で格式高い文章表現を使う

社外向けの場合は、会社の代表者名で提出することが一般的です。

また、社外に提出する前に、必ず法務部門や上層部の承認を得ることが重要です。

不適切な表現や情報の開示が、さらなるトラブルを招く可能性があるため、慎重に作成しましょう。

顛末書のテンプレートと具体的な記入例

顛末書の基本的なテンプレートと記入例をご紹介します。

【社内向け顛末書のテンプレート】

令和〇年〇月〇日

〇〇部長 殿

営業部 山田太郎 ㊞

〇〇に関する顛末書

記

1. 発生日時
令和〇年〇月〇日 〇時〇分頃

2. 発生場所
(具体的な場所を記載)

3. 発生内容
(何が起こったかを客観的に記載)

4. 原因
(問題が発生した原因を分析して記載)

5. 対応状況
(発生後に取った対応を時系列で記載)

6. 再発防止策
(具体的な防止策を記載)

以上

【具体的な記入例:社用車での交通違反】

令和6年12月15日

総務部長 鈴木一郎 殿

営業部 田中花子 ㊞

交通違反に関する顛末書

記

1. 発生日時
令和6年12月10日 14時30分頃

2. 発生場所
本社ビル付近の〇〇通り交差点

3. 発生内容
社用車(車両番号:〇〇〇)を運転中、信号無視により警察の取り締まりを受けた。
違反点数2点、反則金9,000円の行政処分を受けた。

4. 原因
急ぎの外回り営業中、信号が黄色に変わったタイミングで減速せず、そのまま交差点に進入してしまった。
安全確認と交通ルール遵守の意識が不足していた。

5. 対応状況
・12月10日 14時35分:警察からの指導を受け、違反を認識
・同日15時00分:直属の上司である営業課長に電話で報告
・同日17時00分:総務部に社用車の使用記録と違反内容を報告
・12月11日:反則金の支払い手続きを完了

6. 再発防止策
・交通安全講習を受講し、安全運転の意識を再確認する
・時間に余裕を持った営業スケジュールを組み、焦って運転することを防ぐ
・月1回の安全運転チェックリストによる自己点検を実施する
・社用車使用時は必ず出発前に交通ルール遵守を自己確認する

以上

このテンプレートを参考に、自身の状況に合わせて内容を調整してください。

会社独自のフォーマットがある場合は、それに従って作成しましょう。

顛末書提出後の社内での立ち回り方

顛末書を提出した後の社内での振る舞いも重要です。

提出して終わりではなく、その後の行動で信頼を回復することが大切です。

提出後の立ち回りで意識すべきポイントは以下の通りです。

まず、再発防止策を確実に実行することです。

顛末書に記載した対策を口だけで終わらせず、実際に行動に移しましょう。

実行状況を定期的に上司に報告することで、真摯に改善に取り組んでいる姿勢を示せます。

次に、同じミスを二度と繰り返さないよう、常に意識を持ち続けます。

同様の状況に直面した際には、必ず立ち止まって確認する習慣をつけましょう。

また、過度に萎縮する必要はありません。

ミスを恐れるあまり積極性を失っては、新たな問題を生みます。

適度な緊張感を持ちながらも、前向きに業務に取り組む姿勢が重要です。

さらに、関係者への感謝も忘れずに伝えましょう。

ミスをカバーしてくれた同僚や、指導してくれた上司に対して、適切なタイミングで感謝の気持ちを伝えます。

最後に、時間をかけて信頼を回復していく覚悟を持ちましょう。

一度失った信頼を取り戻すには時間がかかりますが、誠実な行動を続けることで必ず信頼は戻ってきます。

まとめ

この記事のポイントをまとめます。

• 顛末書は報告書であり、必ずしもクビや処分に直結するものではない
• 顛末書は客観的な事実を記録する文書で、始末書とは目的が異なる
• 顛末書の提出は業務命令として強制できるが、始末書は強制できない
• クビが決まっていても、再発防止のために顛末書を求められることがある
• 顛末書作成時は5W1Hを意識し、感情を排除して客観的に記述する
• 必ず盛り込むべき要素は「日時・場所」「状況・内容」「原因」「対応」「対策」の5つ
• 再発防止策は抽象的ではなく、具体的で実行可能な内容を記載する
• 社内向けと社外向けでは記載内容や表現のトーンが異なる
• 重大なミスの場合は損害規模や影響範囲を正確に報告する
• 顛末書提出後は記載した再発防止策を確実に実行し、信頼回復に努める

顛末書を書くことになったからといって、過度に不安になる必要はありません。

むしろ、これを機会に問題を分析し、改善につなげることで、より信頼される社員として成長できるチャンスと捉えましょう。

誠実に事実を報告し、具体的な改善策を実行することで、必ず信頼は取り戻せます。

関連サイト
厚生労働省 労働基準行政の概要: https://www.mhlw.go.jp/